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HR如何做好会议管理

  会议是现代企业管理的一种重要手段,很多企业在实际工作中,或多或少都要召开会议。但是,有些企业热衷于天天开会,有事没事就开个会,甚至占用员工休息时间开会,长此以往,员工身心疲备,管理层怨声载道,工作热情降低。说到底,每天高频律的无效会议会令人感到苦不堪言,久而久之只会降低员工士气。

HR如何做好会议管理

  那么HR应如做好会议管理工作?           

  一、首先了解熟悉议题/议程、下发会议通知、拟定主持稿

  1、会议前工作准备。会议场地、卡座、会议设备(投影仪、笔记本电脑、麦克风、录音笔、电源检查、摄相机、视频会议还要检查下视频的连接系统)、饮用水(瓶装、杯装)、会议签到表、纸笔等;

  2、提前获悉内容大致内容。提前了解会议主题、议程及大致内容。明确会议主题内容,搜集相关资料数据整理成会议主持稿(导语、过渡语、结束语3部分组成),在每个时间节点上做相应的过度补充,避免导入下一个议题进过于生硬。

  3、会议通知、议题/议程、相关资料等提前发放给所有参会人,每个人必须阅读完会议资料,明白开会主题,防止会议跑偏,以及会议要处理的事情,开会处理的问题必须每一位参会人明确。

  4、开场白。无论会议的大小,开场白必不可少。开场白一般要求简洁、精练,与会议主题相关。接下来引入导语部分,简洁扼要介绍会议议程、与会要求。

  5、归纳要点,重复要点。会议主持,除了起到穿针引线、承上启下的作用外,还要重复会议之精华,强调会议重点。

  二、学会控制会议现场各种局面

  1、控制好会议时间。会议的总时间是有限的。一场讨论会议时长一般为2小时内,有些部门因为工作上某个问题进行激烈争论,无休无止,主持人不能听之任之,如果问题不能通过会议得出结论的,应记录下来,会后另行组织有关小组专项研究讨论。

  2、避免出现“拖会”。会议结束时间未到,会议内容基本谈完。这时会议主持人可随机应变,可让现场与会者相互交流,讨论未解问题。会议临近结束,会议议题未完,这个会议主持人可提醒发言人尽量精简、缩短会议内容,避免“拖会“。

  3、控制会议纪律,维持会场秩序。开会前提醒参会人员手机调至震动或静音模式;开会时总有人进进出出会场,或接电话,或交头接耳,影响会议正常进行,主持人应及时提醒并处理,维护好会场秩序。

  4、客观对待会议发言。会议主持人,对与会者发言内容应保持中立,协调发言,不应带个人主观色彩。议程未结束前,不能让与会者自由发言,避免议程顺序乱了。

  三、会议结束语言简意赅,不要过多重复与啰嗦

  一般情况下,在会议结束前5-10分钟,主持人会过渡总结一下会议主要内容。快速梳理会议发言人重点讲话,加深与会者对会议内容印象。另外请示最高领导对会议的指示及补充,如果没有,则可散场。并引导与会者散会后的其他事项,诸如参观公司内景、外出参观、就餐事宜。

  四、会议结束后续工作

  会议结束,并非真正的结束。接下来还有会议记录、会议纪要、新闻稿要发布。以及会议上决策事项的催办及落实工作。

  1、整理会议记要、会议纪要。有些公司需要详细的会议记要、会议纪要,按年号/编号存档,那么HR可以详细的会议记录中摘要内容,精炼会议纪要,下发各与会人员知晓。重要会议纪要还需要与会者亲笔签收。

  2、编写新闻稿。召开重大会议,除了整理会议记录和会议纪要以外,还要编写新闻稿,配上会议相关图片,上传至公司网站、企业微信公众号,以此起到文化宣传作用。

  3、会议上决策事项的催办及落实工作。如果仅仅是开个会,开完会宣传下,而没有人去落实,那么就达不到开会的效果。会议上布置的工作和任务,要有专人按照会议上要求的时间节点去催办,去落实,到了约定时间后,要有验收和通报,这样才能起到会议的真正作用。

HR如何做好会议管理

  那么该如何做,才能让会议的效用发挥到最大呢?要遵循以下六大原则:

  一、要按对象分

  召开会议的次数,总体来说要少而精,但也不能一刀切。具体召开会议的次数,要根据不同的情况、不同的岗位、不同的层级来定。

  二、要短而高效

  总之,别把时间耗费在那些无谓的开会上,能用一句话说完的,就别用两句话。所以,公司的会议时间的设置,尽量往时间短里设置。如何做到高效呢?最重要的是,要有议题。开会要有一个目的,目的就是要解决什么问题。然后围绕要解决的问题谈建议、谈看法、谈解决方法,其他的废话少说。

  三、要有决策人在

  没有决策人的会议尽量不要开。因为没有决策人的会议,很可能是无效的。当然,如果需要各部门先总结出一个方案或者对策来汇报给决策人,也可以先开个碰头会议,建议简明扼要,做好记录,达到目的就散会。开会不能流于走形式,必须解决问题,问题必须当场表决拍板,参会人员都是能管事的人,务必确保会议能解决具体问题,提高开会效率。

  四、不要期望靠会议来解决问题

  在很多人的观念里,出问题,开会!要沟通,开会!要布置任务,开会!开会永远是最后的选择!优秀的管理者要学会把带有规律性的问题找出来,设计一套规则与政策来解决反复发生的问题。有了规则与政策,未来就靠这些规则与政策来解决大多数问题。

  五、一定要有跟踪

  有些会议非开不可,那开了就要有结果,有结果就一定要跟踪。没有跟踪的会议,又白开了!

  所以,开会的时候,要有会议纪要,会后,要发给相关参会人员,同时,对在会上要求完成的事项,要有责任人,要有完成时间,到时间后,要有验收和通报等。

  六、要有时间观念

  会议时间的安排,要么在上班前,要么下班后,尽量不要安排在中间。开会前,要预估好结束的时间,尽量在规定的时间内结束,以免耽误大家的工作或休息时间。

  其实,一家公司的会议文化,绝大多数都是由老板决定的。也许老板有自己的看法,但你作为HR,可以参照以上原则,试着去跟老板沟通,看看能否说服老板。

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